كيفية مطابقة كشف البنك مع الفواتير خطوة بخطوة

المطابقة البنكية تجيب عن سؤال بسيط لكنه مهم: أي إيداع في الحساب يخص أي فاتورة؟ ترك الإجابة في رسائل واتساب أو ملف منفصل يؤدي إلى أرصدة غير صحيحة، وتذكير عميل دفع بالفعل، أو تسجيل الحوالة مرتين.

ما الذي تحتاجه قبل بدء المطابقة؟

• كشف حساب للفترة المطلوبة بصيغة CSV
• قائمة الفواتير المفتوحة وأرصدتها
• مراجع التحويل التي أرسلها العملاء
• صلاحية لمراجعة وتسجيل الدفعات داخل مساحة العمل

الخطوة الأولى: اختر فترة واضحة

ابدأ بأسبوع أو شهر محدد، وتأكد أن تاريخ بداية الكشف يأتي بعد آخر مطابقة مكتملة. التداخل بين فترتين قد يعرض الحركة نفسها مرة ثانية، بينما وجود فجوة يترك إيداعات بلا مراجعة.

الخطوة الثانية: استورد كشف CSV

صدّر الكشف من البنك بصيغة CSV وراجعه قبل الرفع: يجب أن تكون صفوف الإيداعات واضحة، مع التاريخ والمبلغ والوصف أو المرجع. لا تعدّل المبالغ لتناسب الفواتير؛ الهدف هو مقارنة المصدر كما هو.

الخطوة الثالثة: راجع اقتراح المطابقة

ابدأ بالمبلغ، ثم تاريخ التحويل، ثم رقم الفاتورة أو اسم العميل في الوصف. تطابق المبلغ وحده ليس كافيًا عندما توجد عدة فواتير بالقيمة نفسها. ارجع لإثبات التحويل عند وجود شك.

النظام الجيد يقترح ولا يعتمد بدلًا منك. يجب أن تبقى الموافقة النهائية بيد المستخدم قبل إضافة الحركة إلى سجل الدفعات.

الخطوة الرابعة: اعتمد وسجل الدفعة

عند التأكد، اعتمد التطابق ليسجل المبلغ على الفاتورة الصحيحة. يجب أن تتحدث حالة الفاتورة إلى مدفوعة أو مدفوعة جزئيًا، ويتغير الرصيد المتبقي، ويصبح بالإمكان إصدار إيصال.

كيف تتعامل مع الحالات غير الواضحة؟

• إيداع يغطي أكثر من فاتورة: وزعه بعد تأكيد العميل أو المرجع
• دفعة جزئية: سجل المبلغ الحقيقي واترك الرصيد مفتوحًا
• رسوم بنكية أو فرق مبلغ: لا تخمن؛ راجع المستند والاتفاق
• إيداع بلا مرجع: اتركه دون مطابقة حتى تتأكد من صاحبه
• حركة مسجلة سابقًا: لا تعيد اعتمادها مرة أخرى

مراجعة نهاية الشهر

بعد إنهاء الفترة، راجع الإيداعات غير المطابقة والفواتير التي ما زالت مفتوحة. هذا الفصل يساعدك على التمييز بين عميل لم يدفع، ودفعة وصلت لكن لم تُربط، ومبلغ يحتاج سؤالًا للمحاسب.