كيفية مراجعة إثبات التحويل البنكي وربطه بالفاتورة

صورة الحوالة ليست دفعة مسجلة بحد ذاتها. هي مستند يساعدك على التحقق، ثم تحتاج إلى ربط المبلغ بالفاتورة الصحيحة وتحديث الرصيد. أفضل مسار هو أن يرفع العميل الإثبات من طلب الدفع نفسه بدل ضياعه بين الرسائل.

ما الذي تتحقق منه في الإثبات؟

• اسم أو حساب المستفيد
• المبلغ والعملة
• تاريخ ووقت العملية
• رقم المرجع البنكي
• حالة العملية إن كانت ظاهرة
• تطابق المبلغ مع الطلب أو الفاتورة

الخطوة الأولى: اربط الرفع بطلب دفع فعال

عندما يرفع العميل الملف من طلب دفع محدد، تعرف مسبقًا الفاتورة والمبلغ المتوقع. هذا أفضل من استقبال صورة مجهولة ثم محاولة معرفة صاحبها يدويًا.

الخطوة الثانية: افحص الملف بأمان

اقبل صيغ الصور الشائعة وPDF ضمن حجم معقول، وتحقق من نوع الملف الحقيقي لا من اسمه فقط. يجب حفظ الإثبات في تخزين خاص وعرضه للمستخدمين المصرح لهم برابط مؤقت.

الخطوة الثالثة: قارن التفاصيل

طابق المبلغ والمرجع والتاريخ مع طلب الدفع وكشف البنك. إذا كان الإثبات يوضح عملية معلقة أو مبلغًا مختلفًا، لا تسجل الدفعة لمجرد وجود صورة.

لا تجعل رفع الملف يغير حالة الفاتورة تلقائيًا. يجب أن تبقى الدفعة بانتظار المراجعة حتى يؤكدها شخص مصرح له.

الخطوة الرابعة: اقبل أو ارفض بسبب واضح

عند القبول، سجل المبلغ الفعلي والطريقة والمرجع وتاريخ السداد، ثم حدث رصيد الفاتورة وأصدر الإيصال. عند الرفض، اكتب سببًا مثل «المبلغ لا يطابق الطلب» أو «العملية ما زالت معلقة» ليعرف الفريق ما حدث.

كيف تتعامل مع الدفعة الجزئية؟

اقبل المبلغ الحقيقي كدفعة جزئية إذا كان متفقًا عليه، ولا تغلق الفاتورة بالكامل. يبقى الرصيد المتبقي ظاهرًا ويمكن إصدار طلب جديد له لاحقًا.

الإثبات والمطابقة البنكية يكملان بعضهما

الإثبات يأتي من العميل ويوضح نيته ومرجعه، بينما كشف البنك يؤكد وصول الحركة للحساب. الجمع بينهما يقلل الخطأ، خصوصًا عند المبالغ المتشابهة أو الحوالات التي لا تحمل وصفًا واضحًا.