موافقة العميل على أعمال صيانة إضافية قبل التنفيذ

قد يقبل العميل تغيير قطعة محددة، ثم يكشف الفحص عن عطل آخر يحتاج إصلاحًا. هنا يصبح السؤال التشغيلي: ما العمل الذي وافق عليه العميل فعلًا، وما التكلفة التي يعرفها؟ حافظ على نطاق العرض المقبول، وأرسل العمل الجديد في عرض إضافي واضح قبل تنفيذه. هذا الدليل يشرح تنظيم الموافقة داخل ملف خدمة المركبة، ولا يحدد المعالجة الضريبية أو الحجية القانونية لأي اتفاق.

متى تحتاج عرض صيانة إضافيًا؟

استخدم عرضًا إضافيًا عندما يظهر عمل خارج النطاق الذي اعتمده العميل، مثل قطعة أخرى تحتاج استبدالًا أو أجور إصلاح لم تدخل في العرض الأول. إذا كان العرض ما زال قيد التفاوض ولم يُقبل، يمكن استخدام نسخة معدلة مرتبطة بالأصل. أما الموافقة السابقة فلا تعني موافقة مفتوحة على كل ما يظهر بعد الفحص.

اقرأ مسار تعديل العرض قبل اعتماده ←

1. اشرح سبب العمل الجديد وافصل تكلفته

اكتب ما ظهر في المعاينة بلغة يفهمها صاحب المركبة: المشكلة، والعمل المقترح، وما يشمله السعر. افصل قطع الغيار عن الأجور عندما يساعد ذلك على فهم التكلفة، واذكر أثر العمل على مدة التسليم وشروط التنفيذ. أرفق تقريرًا أو صورة مناسبة في ملف الخدمة ليتمكن فريقك من الرجوع إلى سبب التوصية.

• حدد المركبة والعميل ومرجع ملف الخدمة.
• اكتب وصف كل عمل إضافي وكميته وسعره بوضوح.
• راجع الضريبة والإجمالي وفق إعدادات المنشأة والحالة الفعلية.
• وضح أثر العمل على الموعد وشروط الدفع وصلاحية العرض.
• راجع المرفقات قبل مشاركتها، وتجنب إدراج بيانات لا يحتاجها العميل.

2. اطلب موافقة مستقلة على البنود والشروط

اربط العرض الإضافي بملف الخدمة نفسه حتى يبقى منفصلًا عن العرض الأصلي وقابلًا للتتبع. في الموافقات المحسّنة المرتبطة بملف الخدمة ضمن باقة الأعمال، يراجع العميل الشروط ويتحقق من الوصول إلى بريده الإلكتروني قبل الموافقة. ويمكن إعداد العرض لقبول كامل البنود أو اختيار بنود محددة؛ لذلك يجب أن تعتمد الفاتورة اللاحقة على ما قُبل بالفعل.

التحقق بالبريد يثبت الوصول إلى البريد المستخدم، ولا يثبت الهوية الوطنية ولا يجعل الموافقة توقيعًا إلكترونيًا مؤهلًا. احتفظ بالسجل والشروط كما عُرضت، ولا تضف وعودًا قانونية إلى رسالة الموافقة.

3. اربط الفاتورة والسداد بالعمل الموافق عليه

بعد القبول، راجع الفاتورة المطابقة للبنود المقبولة واربط السداد بها. في مسار ملفات الخدمة في فوتّر، تحتاج عروض العمل النشطة إلى الموافقة الموثقة والفاتورة المطابقة المسددة بالكامل قبل بدء العمل أو إنهائه. إضافة عرض جديد تعيد الحاجة إلى استكمال موافقته وسداده، ولا تعوضه فاتورة أخرى مدفوعة لا تخص النطاق نفسه.

إذا اختار العميل التحويل البنكي، فإن رفع صورة التحويل لا يعني اعتماد الدفعة. راجع وصول المبلغ ثم اعتمد تسجيله على الفاتورة الصحيحة. أما الدفع الإلكتروني فيتطلب حساب ميسر الخاص بالمنشأة واستكمال متطلبات المزود لنشاطها. مشاركة رابط العرض مع العميل خطوة يدوية، وليست إرسال واتساب تلقائيًا.

مثال: عرض أصلي بقيمة 1,000 ريال وعمل إضافي بقيمة 300 ريال

لنفترض أن العرض الأصلي المقبول والمسدد إجماليه النهائي 1,000 ريال. بعد المعاينة ظهر عمل إضافي بإجمالي نهائي 300 ريال. أنشئ عرضًا مستقلًا للـ300 ريال واربطه بملف المركبة، ثم اطلب موافقته وسداده. لا تغيّر العرض الأول إلى 1,300 ريال بصمت، ولا تعتبر دفعة الألف سدادًا للعرض الإضافي. هذه أرقام توضيحية نهائية، وليست طريقة لتحديد الضريبة.

إذا قبل العميل بعض البنود فقط، يكون نطاق التنفيذ والفاتورة مرتبطًا بالبنود المقبولة وقيمتها الفعلية. وإذا لم يقبل العرض الإضافي، فلا تسجل العمل الجديد بوصفه معتمدًا. راجع حالة الملف وأبلغ الفريق بالقرار حتى لا يتعامل الفني مع التوصية على أنها إذن بالتنفيذ.

4. احتفظ بملف يستطيع الفريق مراجعته

ينبغي أن يجد الموظف المخول في مكان واحد بيانات المركبة، والعرض الأصلي، والعروض الإضافية، وسجل القبول، والفواتير والدفعات، وتقارير الفحص. مرفقات ملف الخدمة في فوتّر خاصة، والوصول إليها عبر حساب المنشأة المصرح له. هذا التنظيم يساعد عند تسليم المهمة بين الموظفين بدل الاعتماد على ذاكرة شخص أو محادثة منفصلة.

قائمة مراجعة قبل متابعة الإصلاح

• هل العميل والمركبة صحيحان في ملف الخدمة؟
• هل العمل الجديد مكتوب في عرض مستقل وواضح؟
• هل البنود المقبولة والشروط وسجل الموافقة محفوظة؟
• هل الفاتورة تطابق النطاق المقبول والقيمة الفعلية؟
• هل السداد مسجل على الفاتورة الصحيحة بعد التحقق منه؟
• هل يعرف الفريق ما يمكن تنفيذه وما لم يُعتمد؟

تعرف على عروض الأسعار والقبول وطلبات التعديل في فوتّر ←