كيفية إنشاء فاتورة متكررة للعقود والاشتراكات

إذا كنت تقدم صيانة شهرية أو دعمًا فنيًا أو خدمة اشتراك، فإن إنشاء الفاتورة نفسها يدويًا كل دورة يهدر الوقت ويزيد احتمال نسيان الموعد أو تغيير رقم أو بند بالخطأ. الفاتورة المتكررة تبدأ من قالب مضبوط ثم تنشئ إصدارًا مستقلًا في كل موعد.

متى تستخدم الفواتير المتكررة؟

• عقود الدعم والصيانة الشهرية
• الاشتراكات المهنية أو التقنية
• خدمات التسويق والمحتوى الدورية
• إيجار المعدات أو الخدمات المتكررة
• عقود ربع سنوية أو سنوية بقيمة ثابتة

الخطوة الأولى: راجع العقد قبل الجدولة

حدد قيمة الدورة، وتاريخ بدايتها، وما إذا كان المبلغ ثابتًا، وموعد الاستحقاق بعد الإصدار. إذا كانت القيمة تتغير كل شهر حسب الاستخدام، فقد يكون إنشاء فاتورة يدوية بعد اعتماد الكمية أدق من جدول ثابت.

الخطوة الثانية: أنشئ قالب الفاتورة

اختر العميل واحفظ وصف الخدمة والكمية والسعر وإعداد الضريبة. استخدم وصفًا يوضح فترة الخدمة، مثل «دعم فني لشهر أغسطس 2026»، حتى يفهم العميل كل إصدار عند الرجوع إليه.

الخطوة الثالثة: اختر دورة الإصدار

اضبط الدورة الشهرية أو الربع سنوية أو السنوية، وحدد تاريخ الإصدار القادم وتاريخ الانتهاء إن كان العقد محدد المدة. راجع التاريخ بعناية لتجنب إصدار مبكر أو بعد انتهاء العقد.

كل دورة يجب أن تنتج فاتورة مستقلة برقم وتاريخ وحالة تحصيل خاصة بها. الفاتورة المتكررة ليست نسخة تُعدل فوقها كل شهر.

الخطوة الرابعة: اربط الإصدار بالتحصيل

بعد صدور الفاتورة تظهر ضمن المستحقات مثل أي فاتورة أخرى. يمكنك إنشاء طلب دفع، إرسال تذكير، تسجيل دفعة جزئية أو كاملة، وإصدار إيصال دون تغيير جدول الدورات القادمة.

متى توقف أو تعدل الجدول؟

أوقف الجدول عند انتهاء العقد أو تعليق الخدمة. إذا تغير السعر مستقبلًا، حدّث القالب للدورات القادمة مع الحفاظ على الفواتير السابقة كما صدرت. لا تعدّل مستندًا صادرًا لتطبيق سعر جديد بأثر رجعي.

قائمة مراجعة قبل التفعيل

• بيانات العميل صحيحة
• البند يذكر فترة الخدمة
• الضريبة مضبوطة
• الدورة وتاريخ الإصدار صحيحان
• تاريخ انتهاء العقد مسجل
• طريقة التحصيل واضحة للعميل