متطلبات المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية: قائمة تحقق كاملة لمنشأتك

إذا كنت صاحب منشأة صغيرة أو متجر أو نشاط خدمي في السعودية، فغالبًا وصلك أن الفوترة الإلكترونية صارت إلزامية، لكن التفاصيل ما زالت غير واضحة: هل أنت في المرحلة الأولى أم الثانية؟ هل فاتورة Word تكفي؟ وماذا يحدث لو انكتبت فاتورة بالغلط؟ هذا المقال يجاوب على كل ذلك بصيغة قائمة تحقق مباشرة، مبنية على متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، حتى تعرف بالضبط وضعك الحالي وما الذي يلزمك تعديله.

من يشمله الالتزام أصلًا؟

الفوترة الإلكترونية تلزم كل شخص خاضع لضريبة القيمة المضافة ومسجل فيها. التسجيل في ضريبة القيمة المضافة إلزامي إذا تجاوزت إيراداتك الخاضعة للضريبة 375,000 ريال في السنة، واختياري إذا كانت بين 187,500 و375,000 ريال. نسبة الضريبة الأساسية 15% منذ يوليو 2020. إذا كنت مسجلًا في الضريبة، فأنت ملزم بالفوترة الإلكترونية بغض النظر عن حجم نشاطك.

المرحلة الأولى أم الثانية؟ اعرف موقعك

المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار) سارية على الجميع منذ ديسمبر 2021. متطلبها الأساسي بسيط: أن تُصدر فواتيرك من نظام إلكتروني وتُحفظ إلكترونيًا، بدل الدفاتر الورقية والملفات القابلة للتعديل.

المرحلة الثانية (مرحلة الربط والتكامل) تعني ربط نظام الفوترة مباشرة بمنصة فاتورة التابعة للهيئة، وتُطبق على موجات حسب الإيرادات السنوية. آخر موجة معلنة حتى الآن هي الموجة 24 التي تشمل المنشآت التي تتجاوز إيراداتها الخاضعة للضريبة 375,000 ريال، وموعدها النهائي 30 يونيو 2026. إذا إيراداتك أقل من هذا الحد ولم تصلك رسالة رسمية من الهيئة، فأنت حاليًا في نطاق المرحلة الأولى فقط، لكن التزاماتها كاملة تنطبق عليك.

الممارسات الممنوعة: توقف عنها فورًا

• الفواتير المكتوبة بخط اليد: لم تعد مقبولة نهائيًا لأي عملية بيع خاضعة للضريبة.
• حذف أي فاتورة صادرة: الفاتورة بعد إصدارها لا تُحذف ولا تُعدل أبدًا، حتى لو كانت خاطئة بالكامل. التصحيح الوحيد المقبول هو إصدار إشعار دائن أو إشعار مدين يشير إلى رقم الفاتورة الأصلية.
• الاعتماد على ملفات Word أو Excel قابلة للتعديل كسجل رسمي للفواتير: الهيئة تشترط نظامًا لا يسمح بالتلاعب بالفواتير بعد إصدارها، وملف يمكن فتحه وتغيير أرقامه لا يحقق هذا الشرط.
• إصدار فاتورة مبسطة بدون رمز QR: الرمز إلزامي على كل فاتورة مبسطة.

تحذير: الفاتورة الصادرة لا تُحذف أبدًا مهما كان الخطأ. أي حذف أو تعديل مباشر يُعد مخالفة. الطريقة النظامية الوحيدة للتصحيح هي إشعار دائن (لتخفيض أو إلغاء قيمة) أو إشعار مدين (لزيادتها) مع الإشارة للفاتورة الأصلية.

الحقول الإلزامية حسب نوع الفاتورة

في المرحلة الأولى نوعان من الفواتير، ولكل نوع متطلباته. القاعدة الأولى للجميع: اللغة العربية إلزامية في الفاتورة، ويمكن إضافة الإنجليزية بجانبها.

• الفاتورة المبسطة (للمستهلك الأفراد B2C): الأسعار فيها شاملة للضريبة، ورمز QR إلزامي، ولا يُشترط ذكر اسم المشتري.
• الفاتورة الضريبية القياسية (بين المنشآت B2B): الأسعار فيها غير شاملة للضريبة وتُضاف الضريبة كبند مستقل، واسم المشتري وعنوانه إلزاميان، ويُذكر الرقم الضريبي للمشتري إذا كان مسجلًا في الضريبة، ورمز QR اختياري لكنه موصى به.
• في الحالتين: اسم البائع، رقمه الضريبي، تاريخ الإصدار، وصف السلع أو الخدمات، الإجمالي، ومبلغ الضريبة.

للتأكد من صحة الرقم الضريبي: الرقم الضريبي السعودي يتكون من 15 خانة ويبدأ وينتهي بالرقم 3. أما رمز QR فليس مجرد رابط، بل ترميز TLV بصيغة base64 يحتوي خمسة حقول: اسم البائع، الرقم الضريبي، طابع الوقت، الإجمالي شامل الضريبة، ومبلغ الضريبة. أي رمز QR لا يتبع هذه الصيغة يعتبر غير متوافق حتى لو ظهر على الفاتورة.

شكل الإعداد المتوافق لمنشأة صغيرة

لا تحتاج نظام ERP ضخمًا حتى تلتزم بالمرحلة الأولى. الإعداد المتوافق لمنشأة صغيرة يتلخص في الآتي:

• أداة فوترة إلكترونية تصدر فواتير بالحقول الإلزامية وبرمز QR صحيح بصيغة TLV، ولا تسمح بحذف الفواتير أو تعديلها بعد الإصدار.
• ترقيم تسلسلي للفواتير بدون فجوات أو تكرار.
• أرشفة إلكترونية للفواتير الصادرة بحيث يمكن الرجوع لأي فاتورة عند طلب الهيئة.
• آلية واضحة لإصدار إشعارات دائن ومدين مربوطة بالفاتورة الأصلية عند المرتجعات أو التصحيحات.
• التزام بالعربية في كل الفواتير، مع خيار ثنائي اللغة إذا كان عملاؤك يحتاجونه.

إذا كنت تبدأ الآن ولا تريد اشتراكات معقدة، يمكنك تجربة مولّد الفواتير المجاني في فوتر على /tools/invoice-generator، فهو يُخرج فاتورة متوافقة برمز QR صحيح وبالحقول الإلزامية خلال دقائق، وهو مناسب جدًا للمستقلين والمنشآت الصغيرة في نطاق المرحلة الأولى.

ماذا لو خالفت؟ الغرامات بالتدرج

الهيئة تطبق نهجًا تصاعديًا: المخالفة الأولى غالبًا إنذار بدون غرامة، ثم تتدرج الغرامات من 1,000 ريال إلى 5,000 ثم 10,000 وقد تصل إلى نحو 50,000 ريال عند التكرار. غياب رمز QR عن الفاتورة المبسطة يبدأ بإنذار في المرة الأولى. والأهم لمن عليه مخالفات قديمة: مبادرة الإعفاء من الغرامات ممددة حتى 31 ديسمبر 2026، وهي فرصة حقيقية لتصحيح الوضع بدون تكلفة.

معلومة مهمة: من 1 يناير 2026، إذا كنت تبيع عبر منصة أو سوق إلكتروني، فالمنصة بصفتها المورد المفترض هي التي تُصدر الفاتورة عن مبيعات المنصة بدلًا عنك. مبيعاتك المباشرة خارج المنصة تبقى مسؤوليتك الفوترية بالكامل.

قائمة التحقق النهائية

• هل أنت مسجل في ضريبة القيمة المضافة؟ إذا نعم، الفوترة الإلكترونية إلزامية عليك.
• هل فواتيرك تصدر من نظام إلكتروني لا يسمح بالحذف أو التعديل؟
• هل كل فاتورة مبسطة تحمل رمز QR بصيغة TLV الصحيحة؟
• هل فواتيرك B2B تتضمن اسم المشتري وعنوانه ورقمه الضريبي إن وجد؟
• هل الفاتورة بالعربية؟
• هل تصحح الأخطاء بإشعار دائن أو مدين بدل الحذف؟
• هل تعرف إن كانت إيراداتك تضعك في موجة من موجات المرحلة الثانية؟

إذا أجبت بنعم على كل ما سبق، فمنشأتك متوافقة مع المرحلة الأولى. وإذا كان عندك نقطة ضعف واحدة، فالأولوية إغلاقها الآن قبل أي زيارة تفتيشية، خصوصًا أن أدوات مثل فوتر تجعل التوافق مسألة إعداد بسيط وليس مشروعًا تقنيًا.