كيفية تعديل عرض السعر بعد إرساله للعميل

من الطبيعي أن يطلب العميل تغيير نطاق العمل أو الكمية أو السعر بعد استلام عرض السعر. المشكلة ليست في التعديل نفسه، بل في استبدال الملف القديم بصمت أو إرسال نسخ متفرقة يصعب معرفة أيها معتمد. المسار الصحيح يحفظ الأصل، ويسجل طلب العميل، ويصدر نسخة جديدة واضحة.

هل يجوز تعديل عرض السعر بعد إرساله؟

نعم، ما دام العرض لم يتحول إلى اتفاق نهائي أو فاتورة صادرة. الأفضل ألا تعدّل النسخة التي راجعها العميل في مكانها؛ أنشئ نسخة معدلة تحمل رقمًا أو إصدارًا جديدًا واربطها بالنسخة السابقة.

الخطوة الأولى: سجّل طلب التعديل بوضوح

اطلب من العميل تحديد التغيير: إضافة بند، حذف خدمة، تعديل كمية، تغيير مدة التنفيذ، أو مراجعة شروط الدفع. وجود تعليق مكتوب بجانب حالة «طلب تعديل» يقلل سوء الفهم ويعطي الفريق نقطة بداية واحدة.

الخطوة الثانية: أنشئ نسخة جديدة بدل الكتابة فوق الأصل

• احتفظ بالعرض السابق وتاريخه وحالته
• انسخ البنود إلى نسخة جديدة ثم طبّق التغييرات المطلوبة
• راجع الضريبة والإجمالي ومدة الصلاحية بعد التعديل
• اكتب ملاحظة مختصرة توضح ما تغير
• أرسل رابط النسخة الأحدث للعميل

لا تحذف النسخة القديمة ولا تستخدم الرابط القديم كأنه العرض المعدل. سجل النسخ يحمي الطرفين من اعتماد سعر أو نطاق لم يعد ساريًا.

الخطوة الثالثة: امنع قبول نسخة قديمة

بعد إصدار النسخة المعدلة، يجب أن ينتقل العميل إلى أحدث عرض عند فتح الرابط السابق. بهذه الطريقة لا يقبل عضو آخر في شركة العميل عرضًا تجاوزه التفاوض.

الخطوة الرابعة: راجع شروط العربون وجدول الدفعات

قد يغيّر تعديل النطاق قيمة العربون أو نسب الدفعات المرحلية. تأكد من أن مجموع النسب يساوي 100%، وأن موعد كل دفعة واضح: عند القبول أو بعد عدد محدد من الأيام.

ماذا يحدث بعد قبول النسخة المعدلة؟

حوّل أحدث نسخة مقبولة إلى فاتورة دون إعادة كتابة العميل والبنود والأسعار. وإذا كان العرض يحتوي جدول دفعات، أنشئ طلب دفع لكل مرحلة واربطها بالفاتورة وسجل التحصيل.

متى تستخدم إشعارًا دائنًا أو مدينًا بدل تعديل العرض؟

إذا صدرت الفاتورة بالفعل، لا ترجع إلى عرض السعر لتغيير أثرها المالي. صحح الفاتورة بمستند مناسب مثل إشعار دائن أو مدين وفق الحالة، مع الحفاظ على الفاتورة الأصلية.